Das "WIE" ist so wichtig!

Gute Umgangsformen stiften Identität!

Umgang mit Information und Beantwortung von Fragen!

Die Diskussion rund um den ASAP wirbelt zur Zeit viel Staub auf! Zwar hat das nicht primär etwas mit der gegenständlichen Angelegenheit zu tun, jedoch zeigt dieser Fall - und damit hat es doch auch etwas mit der "Klammheimliche Absetzung von Walter Siebert als österreichischer Ländervertreter" zu tun - wie mit dem Informationsbedürfnis der Mitglieder umgegangen wird.

Zahlreiche Anwenderinnen und Anwender möchten seit Mitte Mai 2012 wissen, wie sie mit diesem sicherheitsrelevanten Problem (kann das ASAP als redundates Sicherungsystem eigentlich eingesetzt werden?) umgehen sollen. Besondere Relevanz erhält die Frage vor allem dadurch, dass der Einsatz dieses Gerätes in der Ausbildung des Vereins propagiert und gelehrt wird. Anfragen an den Verein wurden zunächst nicht, dannach in der Folge mit sehr allgemeinen Begründungen mehr oder weniger ab- und zurückgewiesen und zumindest in einem öffentlich gewordenen Fall wurde die Reaktion des Vereins an diese Person explizit mit einem Veröfffentlichungsverbot belegt!

"Ja was ist denn das?" fragt sich da das einfache Mitglied und schlägt in den Standards nach und findet u.a.:

Gefährdung durch defekte Produkte: Wenn ein Mitglied erfährt, dass ein Produkt mit Defekten hergestellt, ausgeliefert oder installiert wurde, ist es verpflichtet, alle Betroffenen davon in Kenntnis zu setzen. Stellt dieses defekte Produkt eine potentielle Gefahr oder Unfallmöglichkeit dar, so muss umgehend informiert und gehandelt werden.

Zwar ist das angesprochene Gerät nicht defekt jedoch geht davon in der speziellen Anwendung eine potentielle Gefahr aus. Also: Es muss umgehend informiert und gehandelt werden!!! Umgehend bedeutet direkt, gleich, kurzfristig, ohne Umwege, sofort, unverzüglich, postwendend, schnellst möglich, auf der Stelle... etc. Ergo (also eine Schlussfolgerung) könnte eine Information an die Mitglieder folgendermaßen lauten:

Liebe Mitglieder, werte Kolleginnen und Kollegen,
durch einen unserer Mitglieder ist uns aktuell bekannt geworden, dass es mit dem ... Probleme in der Anwendung bei ... geben könnte. Bis zur Klärung und endgültigen Rechtssicherheit einer Entscheidung über den Einsatz dieses Produkts bei ... raten wir dringend von der Verwendung in diesem Kontext Abstand zu nehmen. Folgende Schritte wurden von uns bereits eingeleitet: 

1. Dringliche Anfrage an den Hersteller (Hinweis zur Transparenz: Diese Anfrage könnte durchaus für alle Lesbar im Internet verfügbar gemacht werden!)
2. Weitergabe der dringlichen Anfrage an die vereinseigene Sicherheitskommission mit der Bitte um ehestmögliche Bearbeitung
3. Weitergabe der Information an ausgewählte Mitglieder, die zusätzlich als Experten/innen in dieser Angelegenheit befragt werden (Hinweis zur Transparenz: Hier könnten durchaus auch die Namen der angefragten Experten/innen genannt werden)

Bei weiteren Fragen zu diesem Themenkomplex wenden Sie sich bitte per Mail an ... Weitere Informationen zu dieser Problemstellung finden/t Sie/Ihr auf unserer Webseite unter ...

In jedem Fall werden wir Sie/Euch bei vorliegen einer Reaktion durch den Hersteller und die Sicherheitskommission unverzüglich mit einem Infoletter über die weitere Vorgangsweise bzw. daraus zwingend resultierende Konsequenzen informieren.

Freundliche und kollegiale Grüße
...

So eine Information dauert in der Erstellung ca. (sagen wir es wird ohne Stress gearbeitet) 20 Minuten! (Wer immer dieses Schreiben formuliert, formuliert werden muss es und informiert werden muss auch, da eine potentielle Gefahr besteht. Natürlich könnte es dazu auch schon ein entsprechend vorbereitetes Standardschreiben geben, da solche Vorfälle ja nichts außergewöhnliches für einen Verein darstellen, der sich mit Sicherheitsfragen beschäftigt.) Der Versand per Mailverteiler an die Entscheidungsträger/innen im Verein 10 Minuten. Man kann durchaus erwarten, das in einem Tag entsprechende Antworten zurückkommen. D.h., die eine oder andere Korrektur (15 Minuten) muss vorgenommen werden. Es folgt die zweite Auslieferung an die Entscheidungsträger/innen wieder mit einem Tag Antwortfrist. Das OK liegt vor (alles in allem 1 Stunde) jetzt werden die Mitglieder per Mailverteiler informiert (noch einmal 15 Minuten). Im Grunde müsste es also ohne große Probleme möglich sein, dass so eine Information im Zeitraum von 3 bis maximal 4 Tagen nach Bekanntwerden als offizielle Information die Mitglieder erreicht.

Zusätzlicher Hinweis:

Damit die Information komplett ist möchte ich noch ein kleines Beispiel formulieren, wie auf eine derartige Meldung eines Problems geantwortet werden könnte:

Sehr geehrter Herr/Frau, Liebe/r Kollegin/Kollege,
danke für den Hinweis und Ihre/Deine aktive Mitarbeit zur Verbesserung der Sicherheit! Wir werden uns der Sache annehmen und in den kommenden Tagen mit einer entsprechenden Information an die Mitglieder reagieren.

Wir stehen für derartige Hinweise jederzeit gerne zur Verfügung!

Freundliche und kollegiale Grüße
...

So oder so ähnlich könnte es sein! Selbstverständlich kann ich auch völlig falsch liegen und mich irren!